Gouvernance

a. « Loi » désigne la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif de l’Ontario (LOSBL) et, lorsque le contexte l’exige, y compris les règlements pris en vertu de celle-ci, tels que modifiés ou réédictés de temps à autre ;

b. « Association » désigne l’Association sportive jeunesse du Nord-Est de l’Ontario ;

c. « ASJ » désigne l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario et est utilisée dans les présents règlements administratifs comme une forme abrégée pour faciliter la consultation ;

d. « Conseil » désigne le conseil d’administration de l’Association du sport jeunesse du NordEst de l’Ontario ;

e. « Règlements » désigne le présent document (y compris les annexes) et tous les autres règlements administratifs de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario, tels que modifiés et qui sont, de temps à autre, en vigueur ;

f. « Président » désigne le président du conseil d’administration ;

g. « Administrateur » désigne une personne occupant le poste au sein du conseil d’administration de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario ;

h. « Siège social » désigne le siège social de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario qui est situé en Ontario à un endroit désigné par le Conseil d’administration;

i. « Membre » désigne un membre de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario ;

j. « Membres » désigne toutes les catégories d’adhésion à l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario telles que prévues à la section 11 ; et

k. « Membre en règle » signifie qu’au sein de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario, ce membre particulier :

a. A respecté toutes ses obligations financières envers l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario ;

b. Ne fait l’objet d’aucune suspension imposée par l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario ;

c. N’a aucun bien en circulation de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario après avoir été invité à restituer ces biens ;

d. A soumis tous les états financiers requis ou d’autres documents requis concernant les activités de l’entreprise (c.-à-d. opérations d’équipe, comités, etc.) ;

e. N’est impliqué dans aucune action contre l’Association du sport jeunesse du NordEst de l’Ontario sans avoir préalablement épuisé toutes les autres voies d’appel.

l. « Parent » désigne un parent ou un tuteur légal d’un enfant qui est dûment inscrit pour participer au hockey ou à d’autres sports jeunesse auprès de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario ; et

m. « Politiques » désigne les déclarations écrites régissant les questions touchant les affaires de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario, qui ont été examinées et approuvées par le conseil d’administration de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario de temps à autre.

1.02 Interprétation

À l’exception de ce qui est précisé à l’article 1.01, tous les termes contenus dans le présent règlement qui sont définis dans la Loi ont le sens qui leur est donné dans la Loi. Les mots qui importent le singulier comprennent le pluriel et vice versa, et les mots qui importent un genre comprennent tous les genres.

1.03 Divisibilité et priorité

L’invalidité ou l’inapplicabilité d’une disposition du présent règlement n’affecte pas la validité ou l’applicabilité des autres dispositions du présent règlement. Si l’une ou l’autre des dispositions contenues dans les règlements administratifs est incompatible avec celles contenues dans les statuts ou dans la Loi, les dispositions contenues dans les statuts ou dans la Loi, selon le cas, prévalent.

1.04 Sceau

Le sceau de l’Association, le cas échéant, est rédigé selon la forme déterminée par le conseil.

1.05 Exécution des contrats

Les actes, transferts, cessions, contrats, obligations et autres instruments écrits devant être signés par l’Association doivent être signés par deux (2) membres du président, du trésorier et du coordonnateur administratif, si l’un est nommé par le conseil. Si un coordonnateur administratif n’est pas nommé au cours d’un exercice financier, le président et le trésorier ont l’autorité signataire. De plus, le conseil peut, de temps à autre, déterminer la manière dont un document doit être signé et la personne par laquelle un document doit être signé. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l’Association, le cas échéant, sur le document. Tout administrateur ou dirigeant peut certifier qu’une copie d’un instrument, d’une résolution, d’un règlement administratif ou d’un autre document de l’Association en est une copie conforme. 1.06 Langue d’exploitation L’Association exerce ses activités principalement en français, tout en assurant une communication inclusive et accessible dans les deux langues officielles dans la mesure du possible. La langue de fonctionnement est le français. Le conseil s’efforce de soutenir la participation et la représentation des jeunes d’expression français par ses programmes et ses politiques.

1.07 Mission et vision

Mission : L’Association offre du sport d’équipes en français aux jeunes, dans un environnement inclusif, sécuritaire et stimulant. Elle vise à favoriser l’épanouissement personnel ainsi que le développement des compétences physiques, sociales et citoyennes, tout en renforçant le sentiment d’appartenance à la communauté francophone.

Vision : Être un leader reconnu dans l’offre de sports d’équipe en français, en formant une génération engagée, confiante et fière de sa culture, grâce au pouvoir rassembleur du sport.

Section 2 – Administrateurs

2.01 Choix et mandat

Les membres élisent les administrateurs pour un mandat de deux ans. Les élections du conseil d’administration auront lieu lors de l’assemblée annuelle des membres qui aura lieu chaque année, à compter de juin 2026. Il n’y a pas de durée maximale consécutive, tant qu’un administrateur est élu par les membres votants.

2.02 Nombre d’administrateurs

Les affaires de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario sont gérées par un conseil d’administration composé d’un minimum de 3 membres et d’un maximum de 12 membres dûment élus à ce poste par les membres votants de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario. Les « administrateurs fondateurs » entrent automatiquement en fonction pour l’année de fondation (2025) jusqu’à la première élection en juin 2026. Voir l’annexe A pour les « administrateurs fondateurs ».

2.03 Élection du conseil d’administration

Les administrateurs sont élus et remplacés à tour de rôle comme suit : a. les élections de quatre (6) administrateurs auront lieu les années impaires, la première élection de l’année impaire ayant lieu en juin 2027, et chacun occupera son poste pour un mandat de deux (2) ans à compter du 1er juin de cette année ; et b. les élections de quatre (6) administrateurs auront lieu au cours des années paires, la première élection paire ayant lieu en juin 2026, et chacun occupera son poste pour un mandat de deux (2) ans à compter du 1er juin de cette année.

2.04 Admissibilité

Un administrateur:

a. Doit être âgé de dix-huit (18) ans ou plus ;

b. Ne doit pas être en faillite non libéré ou déclaré incapable par un tribunal ou incapable de gérer des biens en vertu de la loi ontarienne ;

c. Être membres en règle de l’Association au moment de leur mise en candidature, de leur élection ou de leur nomination ;

d. Être membres de l’Association pendant toute la durée de leur mandat; et 5

e. Doit être un résident du Canada ;

f. Si, au cours d’un exercice, l’Association est réputée être une société d’intérêt public au sens de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif, au plus le tiers des administrateurs ne peuvent être des employés de l’Association ou de l’une de ses sociétés affiliées, comme l’exige le paragraphe 23(3) de la Loi.

2.05 Postes vacants

Le poste d’un administrateur est immédiatement libéré :

a. Si le directeur démissionne de ses fonctions par avis écrit à l’ASJ, cette démission prend effet au moment où elle est reçue par l’ASJ, ou à l’heure précisée dans l’avis, selon la dernière éventualité ;

b. Si le directeur décède ou fait faillite ;

c. Si le directeur est déclaré incapable par un tribunal ou incapable de gérer des biens en vertu de la loi de l’Ontario ; ou

d. Si, lors d’une assemblée des membres, ceux-ci, par résolution ordinaire, destituent le directeur avant l’expiration de son mandat.

2.06 Pourvoir les postes vacants

Une vacance au sein du conseil est comblée comme suit, et le directeur nommé ou élu pour combler la vacance occupe son poste pour le reste du mandat non écoulé de son prédécesseur :

a. Si la vacance survient à la suite de la destitution d’un administrateur par les membres, les membres peuvent combler la vacance par résolution ordinaire ;

b. S’il n’y a pas quorum des administrateurs ou s’il n’y a pas eu une élection du nombre minimal d’administrateurs prévu aux statuts constitutifs, les administrateurs en fonction convoquent sans délai une assemblée extraordinaire des membres pour combler la vacance et, s’ils ne convoquent pas une telle assemblée ou s’il n’y a pas d’administrateurs en fonction, l’assemblée peut être convoquée par un membre ; et

c. Un quorum d’administrateurs peut combler une vacance parmi les administrateurs.

2.07 Comités

Le conseil peut constituer des comités comme suit :

a. Le conseil peut constituer tout comité qu’elle estime nécessaire à l’exercice de ses responsabilités. Le conseil peut nommer parmi leur nombre un comité d’administrateurs et peut déléguer à ce comité les pouvoirs des administrateurs, à l’exception de ce qui suit :

i. Demander l’approbation d’une décision des membres ;

ii. Combler une vacance parmi les administrateurs, l’expert-comptable nommé pour mener une mission d’examen;

iii. la nomination d’administrateurs supplémentaires ;

iv. Émettre des titres de créance, sauf autorisation des administrateurs ;

v. Approbation des états financiers ;

vi. La modification des règlements administratifs ;

vii. Établir les cotisations des membres ;

viii. Ou des contributions. 6

b. Le conseil détermine la composition et le mandat de ces comités ;

c. Le conseil peut dissoudre tout comité par résolution en tout temps.

2.08 Rémunération des administrateurs

Aucun administrateur ne peut toucher, directement ou indirectement, un profit de l’occupation du poste d’administrateur ou de la prestation de services à l’ASJ à un autre titre. Toutefois, les administrateurs peuvent être remboursés pour des dépenses raisonnables qu’ils engagent à l’une ou l’autre de ces fonctions.

Section 3 – Réunions du conseil d’administration

3.0 Convocation des réunions

Les réunions des administrateurs peuvent être convoquées par le président, ou deux administrateurs en tout temps et sur préavis exigé par le présent règlement, étant entendu que, pour la première assemblée organisationnelle suivant la constitution, un fondateur ou un administrateur peut convoquer la première assemblée des administrateurs en donnant un préavis d’au moins cinq jours à chaque administrateur : indiquant l’heure et le lieu de la réunion. Une option sera toujours en mode virtuelle.

3.02 Avis

L’avis de la date, de l’heure et du lieu de la tenue d’une réunion du conseil doit être donné de la manière prévue à la section 12 du présent document à chaque administrateur de l’ASJ au moins cinq (5) jours civils avant la date de la tenue de l’assemblée. L’avis d’une assemblée n’est pas nécessaire si tous les administrateurs sont présents et qu’aucun ne s’oppose à la tenue de l’assemblée, ou si les personnes absentes ont renoncé à l’avis ou ont autrement signifié leur consentement à la tenue d’une telle réunion. Si le quorum des administrateurs est atteint, chaque conseil nouvellement élu ou nommé peut, sans préavis, tenir sa première réunion immédiatement après l’assemblée annuelle de l’ASJ.

3.03 Président

Le président préside toutes les réunions du conseil. En l’absence du président, un vice-président préside. Si aucun vice-président n’est présent, les administrateurs présents choisissent l’un d’entre eux pour agir à titre de président de l’assemblée.

3.04 Vote

À l’exception du président, chaque administrateur dispose d’une voix. Les questions soulevées lors d’une réunion du conseil sont tranchées à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le président a droit de vote.

3.05 Participation aux réunions

Un administrateur peut participer à une réunion du conseil ou d’un comité par des moyens téléphoniques ou électroniques qui permettent à tous les participants de communiquer simultanément entre eux pendant la réunion. Un administrateur participant par ce moyen est réputé être présent à cette réunion.

3.06 Quorum

Le quorum pour la conduite des affaires à une réunion du conseil ou d’un comité est la majorité des administrateurs ayant le droit de vote. Le quorum doit être atteint tout au long de la réunion pour que les administrateurs puissent poursuivre les travaux de la réunion.

Section 4 – Équipes et programmes

4.01 Programme des sports pour les jeunes

L’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario (ASJ) gère actuellement un programme de hockey mineur, ayant des équipes qui participent dans le North Eastern House League (NEHL) sous la gouvernance de Northern Ontario Hockey Association (NOHA).

4.02 Structure de l’équipe

Les équipes sont composés d’un maximum de 15 joueurs, plus deux gardiens, à moins d’approbation du conseil. La limite d’âge est déterminée par l’âge de l’enfant au 31 décembre de l’année de jeu. Une preuve d’âge doit être présentée au moment de l’inscription. Si l’enfant est né dans un pays autre que le Canada, un document légal attestant la date de naissance doit être présenté. Chaque équipe se verra attribuer un niveau approprié d’encadrement et de soutien opérationnel conforme aux objectifs et aux normes de l’ASJ.

4.03 Noms et identité des équipes

Les équipes doivent être représentées par des noms et des couleurs d’inspiration philosophique grecque. Les noms initiaux des équipes comprennent : • Dragons de glace : bleu • Dragons de terre : vert • Dragons de feu : rouge • Dragons du ciel : jaune L’Association doit fournir à toutes les équipes des vêtements d’équipe approuvés par l’Association portant le logo des Dragons de l’ASJ, y compris des chandails et des bas de hockey. Les équipes ne sont pas autorisées à porter des vêtements d’équipe non approuvés par l’Association. Ce programme sera étendu au fur et à mesure que l’Association se diversifie dans d’autres sports par le conseil par résolution ordinaire. Ces noms peuvent être révisés ou développés à la discrétion du conseil par résolution ordinaire, en maintenant l’harmonisation avec la mission de l’ASJ de favoriser la communauté, le développement et l’engagement des jeunes dans le sport.

4.04 Tournois

Les entraineurs doivent soumettre une demande au conseil pour tous les tournois auxquels ils participeront et les dates de ces tournois. Une copie des demandes d’inscriptions doit être soumise avec la demande.

Section 5 – Normes d’équipement et exigences de sécurité

5.01 Exigences générales en matière d’équipement

Tous les participants aux programmes de l’ASJ doivent porter l’équipement de protection approprié pour leur sport, conformément aux directives nationales de l’organisme directeur (p. ex., Hockey Canada, Ontario Soccer, etc.).

5.02 Équipement requis pour les participants au hockey

• Casque approuvé par le CSA avec cage

• Protège-cou

• Coudières

• Protège-tibias

• Gants de hockey

• Épaulettes

• Coupe d’athlétisme

• Pantalons de hockey

• Patins

5.03 Autres sports

Le conseil d’administration doit approuver les normes d’équipement pour chaque nouveau sport introduit, en veillant à ce que la sécurité des joueurs soit maintenue. Ces normes seront révisées annuellement lors de l’assemblée annuelle des membres.

5.04 Trousses de premiers soins et d’urgence

Chaque équipe doit conserver une trousse de premiers soins de base pendant les entraînements et les matchs. Les entraîneurs et les gestionnaires d’équipe sont encouragés à mettre en place des protocoles de contact d’urgence.

5.05 Équipement prêté

L’Association peut fournir de l’équipement de gardien de but ou d’équipe sur une base de prêt temporaire. Un dépôt peut être exigé et l’équipement doit être retourné en bon état avant la date limite convenue.

Section 6 – Finances

6.01 Services bancaires

Le conseil désigne, par résolution de temps à autre, la banque dans laquelle l’argent, les obligations ou les autres titres de l’ASJ doivent être placés en lieu sûr.

6.02 Exercice financier

L’exercice financier de l’ASJ se termine le 30 avril de chaque année.

6.03 Prélèvements de fonds

Toutes les activités de prélèvements de fonds doivent être approuvés par le conseil. Les équipes doivent demander cette approbation par écrit avant d’entreprendre des activités de collecte de fonds.

Section 7 – Inscription

7.01 Admissibilité et exigences

L’inscription des joueurs est ouverte à tous les jeunes qui répondent aux critères d’admissibilité établis par l’Association et son organisme directeur (p. ex., NOHA ou d’autres organisations). L’inscription est conditionnelle à l’adhésion d’un membre en règle.

7.02 Période d’inscription

La période d’inscription, y compris les dates d’ouverture et de fermeture, est déterminée annuellement par le conseil. Un avis public adéquat des dates limites d’inscription doit être donné.

7.03 Droits et paiement

Les frais d’inscription sont déterminés annuellement par le conseil, y compris les suppléments d’inscription tardive. Aucun joueur ne peut participer aux activités de l’équipe tant que tous les frais n’ont pas été payés ou que les ententes de paiement n’ont pas été approuvées.

7.04 Inscriptions tardives et sur liste d’attente

Après la date limite d’inscription, une liste d’attente sera maintenue. Les joueurs peuvent être acceptés sur la liste d’attente à la discrétion du conseil, selon la disponibilité et la capacité de l’équipe.

7.05 Sélections dans l’alignement

Les limites de composition de l’équipe (c.-à-d. le nombre maximal de patineurs, de gardiens de but, de joueurs, etc.) sera établies annuellement par le conseil en consultation avec les entraîneurs et le personnel administratif.

7.06 Considérations relatives à la résidence

Les nouveaux résidents qui s’installent dans la région peuvent être considérés pour l’inscription en fonction de la disponibilité des places et de l’approbation du conseil, en mettant l’accent sur le maintien d’équipe équitables. Section

8 – Politique de remboursement

8.01 Politique générale

Des remboursements peuvent être accordés pour des raisons valables telles qu’une blessure, un déménagement ou un retrait en début de saison. Le conseil évaluera les demandes au cas par cas.

8.02 Admissibilité au remboursement complet

Un remboursement complet, moins les frais administratifs, peut être émis si le retrait survient avant que l’enfant ne soit placé dans une équipe ou lors de la première séance sur glace.

8.03 Remboursement des blessures

Les remboursements demandés en raison d’une blessure qui met fin à la saison doivent être accompagnés d’une note du médecin. Les remboursements partiels ne seront considérés que si le joueur a participé à moins de 50% des activités prévues.

8.04 Articles non remboursables

Les éléments suivants sont généralement non remboursables :

• Frais d’assurance ;

• Frais administratifs ;

• Coûts des vêtements d’équipe

• Cotisations d’association aux organismes directeurs (p. ex., NOHA)

8.05 Processus de demande

Toutes les demandes de remboursement doivent être faites par écrit et soumises au conseil. Les remboursements approuvés peuvent être calculés au prorata et émis à la fin de la saison, sauf approbation contraire du conseil.

8.06 Autorité de dernière instance

Toutes les décisions de remboursement sont assujetties à l’approbation finale du conseil. Le conseil se réserve le droit de modifier la présente politique ou de refuser une demande en fonction des circonstances particulières.

Section 9 – Administrateurs

9.01 Administrateurs

Le conseil nomme les administrateurs à sa première réunion inaugurale et à chaque réunion qui suit l’assemblée annuelle, y compris le président, président sortant, les 1er et 2e vice-présidents, le trésorier et le secrétaire. D’autres administrateurs peuvent être nommés au besoin lors de la première réunion du conseil suivant l’assemblée annuelle de l’ASJ. Tous les administrateurs ont les pouvoirs et les fonctions que le conseil peut prescrire de temps à autre. Les administrateurs sont élus et mis à la retraite à tour de rôle comme suit :

a. Les élections du Président, du Président sortant, du 1er Vice-Président, du 2e VicePrésident, du Trésorier, du Secrétaire auront lieu les années impaires, la première élection de l’année impaire ayant lieu en juin 2027, et chacun occupera son poste pour un mandat de deux (2) ans à compter du 1er juin de cette année ou jusqu’à l’élection du nouveau conseil lors de la prochaine assemblée générale ; et

b. Les élections des 4 membres additionnels du Conseil d’administration auront lieu les années paires, la première élection de l’année paire ayant lieu en juin 2026 et chacun occupera son poste pour un mandat de deux (2) ans à compter du 1er juin de cette année ou jusqu’à l’élection du nouveau conseil lors de la prochaine assemblée générale.

9.02 Admissibilité

Un administrateur de l’Association :

a. Doit être âgé de dix-huit (18) ans ou plus ;

b. Ne doit pas être en faillite non libéré ou une personne qui n’est pas saine d’esprit ;

c. Être membre en règle de l’ASJ au moment de leur nomination ; et

d. Être membre de l’ASJ tout au long de leur mandat.

9.03 Renvoi

Tout administrateur cesse d’exercer ses fonctions sur résolution du conseil. À moins d’être révoqué, l’administrateur occupe son poste jusqu’à la première des dates suivantes :

a. Un successeur étant nommé ;

b. Sa démission ;

c. Deux ans à compter de la date de nomination.

9.04 Fonctions

Les dirigeants sont responsables des fonctions qui leur sont assignées et ne peuvent déléguer à d’autres l’exercice de l’une ou de l’ensemble de ces fonctions.

9.05 Fonctions du président

Le président préside toutes les réunions du conseil et des assemblées annuelles. 9.06 Fonctions du président Le président a les responsabilités suivantes :

a. Présidera toutes les réunions du conseil, des assemblées, et des comités et ne votera qu’en cas d’égalité des voix ;

b. Siéger à tous les sous-comités à titre de membre d’office sans droit de vote (à moins d’être autorisé par le conseil à siéger à un comité particulier avec droit de vote) et, lorsqu’aucun président n’est mandaté en vertu du présent règlement, nommer les présidents des comités de l’ASJ ;

c. Convoquer des réunions au besoin ;

d. Exercer la supervision générale de l’ASJ conformément aux politiques et règlements administratifs déterminés par le conseil ;

e. Suspendre tout administrateur de l’ASJ lorsque le conseil le juge nécessaire ;

f. Au besoin, dans toute situation d’urgence, et tel que permis par la Loi, doit prendre des décisions immédiates avec ou sans l’apport du conseil, mais ces décisions doivent être soumises à la ratification du conseil lors de la prochaine réunion prévue ;

g. Représenter l’ASJ ou nommer un autre délégué pour représenter l’ASJ dans toutes les fonctions ou organisations connexes avec NOHA ;

h. Déléguer en tout ou en partie les responsabilités de tout poste vacant au conseil à tout autre administrateur actuel ;

i. Être l’un des signataires autorisés de l’ASJ avec le trésorier pour tous les contrats, les autorisations d’inscription des joueurs ou d’autres questions juridiques.

j. Agir à titre de porte-parole, et défendre les intérêts de l’Association, auprès de la communauté et du public.

9.06 Fonctions du président sortant

Le président sortant agit à titre consultatif afin d’assurer la continuité du leadership et des connaissances institutionnelles du conseil. Le président sortant :

a. Être un membre avec droit de vote du conseil ;

b. Assiste aux réunions du conseil et, sur demande, peut représenter l’Association dans des cérémonies ou des fonctions de liaison ;

c. Fournir un soutien et des conseils au président et l’aider dans les questions de transition entre les administrateurs sortants et entrants ;

d. Peut siéger à des comités déterminés par le conseil.

9.07 Fonctions du vice-président

Le vice-président a les responsabilités suivantes :

1. Assumer les fonctions du président en l’absence pour quelque raison que ce soit ;

2. Il peut présider n’importe quel comité permanent, à l’exception du comité des finances ;

3. S’acquitter des tâches assignées par le conseil ou le président.

9.08 Fonctions du trésorier

Le trésorier a les responsabilités suivantes :

a. A la garde des fonds et des titres de propriétés de l’ASJ et tient des comptes complets et exacts de tous les actifs, passifs, produits et charges de l’ASJ dans les livres appartenant à l’ASJ et dépose toutes les sommes, titres et autres effets de valeur au nom de l’ASJ dans une banque à charte, une caisse populaire, ou société de fiducie, ou, dans le cas des valeurs mobilières, auprès du courtier inscrit en valeurs mobilières que le conseil peut désigner de temps à autre ;

b. Débourser les fonds de l’ASJ selon les directives de l’autorité compétente qui prend les pièces justificatives appropriées pour ces débours, et doit remettre au président et aux administrateurs à la réunion ordinaire du conseil, ou chaque fois qu’ils en ont besoin, un compte rendu de toutes les opérations et un état de la situation financière de l’ASJ ;

c. Maintenir des normes élevées en matière de conduite du conseil et respecter les politiques et les règlements administratifs concernant la conduite des administrateurs, en mettant l’accent sur les responsabilités fiduciaires ;

d. Présenter aux membres à l’assemblée annuelle, dans le cadre du rapport annuel, les états financiers de l’ASJ approuvé par le conseil ainsi que le rapport de l’expert-comptable qui a mené la mission d’examen ;

e. Retourner immédiatement à l’Association tous les livres, papiers, fonds et autres documents ou biens en sa possession ou sous son contrôle lors de sa retraite ou de son retrait du conseil ;

f. Préparer le budget annuel

g. Agir à titre de président du comité des finances ; et

h. S’acquitter de toute autre tâche que le conseil peut ordonner de temps à autre.

9.09 Fonctions du secrétaire

Le secrétaire a les responsabilités suivantes :

a. Aider le président à maintenir des normes élevées en matière de conduite du conseil et à faire respecter les politiques et les règlements administratifs concernant la conduite des administrateurs, en mettant l’accent sur les responsabilités fiduciaires ;

b. Tenir une liste des noms, catégories et adresses des membres. Assurer l’enregistrement et la tenue des procès-verbaux de toutes les réunions de l’ASJ, du conseil et de ses comités ;

c. S’occuper de la correspondance au nom du conseil d’administration. Avoir la garde de tous les registres de procès-verbaux, documents et registres de l’ASJ et s’assurer qu’ils sont tenus comme l’exige la loi ;

d. Enregistre les présences aux réunions du conseil, et documenter les motifs des absences.

e. Établir le calendrier des réunions du conseil.

f. S’assurer que tous les rapports sont préparés et déposés conformément à la loi ou à la demande du conseil ;

g. Donner l’avis exigé par les règlements administratifs de toutes les réunions de l’ASJ, du conseil et de ses comités ;

h. Assister à toutes les réunions de l’ASJ, du conseil et de ses comités du conseil. Les responsabilités de secrétaire deviennent la responsabilité du coordonnateur administratif si le conseil exerce l’option d’employer ce rôle au cours de l’exercice financier.

Autres fonctions

Les fonctions du coordonnateur administratif sont les suivantes :

a. Faire rapport au président et recevoir des directives de celui-ci ;

b. Enregistrer, transcrire et distribuer les procès-verbaux de toutes les réunions du conseil, des réunions extraordinaires et des assemblées des membres ;

c. Tenir à jour le système de classement de tous les dossiers de l’ASJ, y compris les dossiers antérieurs ;

d. Recueillir et distribuer tout le courrier entrant ;

e. Coordonner la production de documents dactylographiés à la demande du conseil d’administration ;

f. Être responsable de la coordination, des rapports et de la tenue des dossiers relatifs aux réclamations et aux rapports d’accidents ou de blessures ;

g. Planifier, organiser et établir un comité d’inscription pour coordonner les activités d’inscription des membres ;

h. Tenir à jour et distribuer une liste à jour des membres des joueurs par groupe d’âge ;

i. Coordonner et vérifier toutes les inscriptions de joueurs et d’équipes au sein de l’ASJ. Aucun certificat de joueur ne sera transmis à NOHA tant qu’il n’aura pas été certifié par le coordonnateur administratif ;

j. Coordonner l’identification des joueurs et des responsables d’équipe pour la couverture d’assurance ;

k. Résoudre tout différend d’inscription ;

l. Être responsable de tenir à jour les certifications de tous les responsables d’équipe et de s’assurer que toutes les équipes ont dans leur alignement des responsables qui sont certifiés au niveau approprié ;

m. Être responsable de la gestion et de la collecte de tous les rapports bénévoles du Centre d’information de la police canadienne ;

n. Autres tâches assignées par le président.

9.10 Autres fonctions à combler par les membres du conseil d’administration

Tâches opérationnelles et administratives

a. Planifier, organiser et gérer toutes les questions relatives à l’acquisition et à l’utilisation du temps de glace pour soutenir la programmation sportive de l’ASJ ;

b. Planifier et soumettre un plan global sur l’horaire des glaces à l’approbation du conseil ;

c. Distribuer les temps de glace pour tous les entraînements, matchs hors-concours, matchs de ligue, les tournois, et toutes les autres activités sur glace approuvées par le conseil ;

d. Assister aux réunions de planification pour aider les équipes à répondre aux besoins en glace nécessaires pour réserver des matchs de ligue ;

e. Réajuster le calendrier des matchs au besoin tout au long de la saison ;

f. Coordonner la vente de glace supplémentaire et obtenir le paiement de l’achat avant l’horaire du temps de glace ;

g. Fournir régulièrement au conseil des rapports d’état sur l’attribution et l’utilisation des glaces ;

h. Organiser les tournois d’équipe ;

i. Organiser les trophées, médailles et prix ;

j. Responsable de l’équipement de joueur et d’entrainement.

Tâches en communications

a. Maintenir et mettre à jour le tableau d’affichage public de l’Association ;

b. Être responsable de la publication de l’information relative au fonctionnement de l’Association et à ses activités ;

c. Faire connaître les questions d’intérêt pour les membres approuvés par le conseil ;

d. Organiser et gérer, en collaboration avec les animateurs de division désignés, les photos d’équipes et de joueurs.

Tâches de prélèvements de fonds et dons corporatifs (commandite et parrainage)

a. Organiser des événements sociaux pour amasser des fonds et maintenir une visibilité au sein de la communauté et du public

b. Élaborer et mettre en œuvre une campagne publicitaire appropriée

c. Tenir une liste et contacts des commanditaires

d. Facturer les commanditaires; maintenir les relations et envoyer une lettre de bienvenue et remerciement

e. Chercher et, au besoin, maintenir une liste d’attente et d’opportunités de commanditaires

f. Passer la commande des chandails en temps opportun

g. Vérifier/inspecter la commande de chandails pour quantité et qualité

h. Maintenir les relations avec les fournisseurs et commanditaires

i. S’assurer que les chandails sont conformes aux normes de NOHA

j. Organiser la couleur des chandails de chaque équipe de manière à ce qu’il n’y ait pas de répétitions.

k. Gérer les problèmes de taille des chandails avec les parents

Tâches en ressources humaines

a. Préparer les descriptions de postes et tenir à jour les systèmes de dossiers confidentiels appropriés pour l’embauche du personnel ou tous les postes rémunérés.

b. Préparer, diriger et aider au processus d’entrevue et de sélection, y compris la vérification des références

c. Préparer les lignes directrices opérationnelles et du matériel de formation

d. Sélection des bénévoles

e. Coordonner et obtenir les vérifications judiciaires des bénévoles

f. Responsable de la sélection, de la formation, de l’évaluation, et de l’horaire des arbitres et chronométreurs.

g. Soumettre tous les relevés de paie au trésorier pour le paiement aux arbitres et chronométreurs.

h. Préparer et gérer le sondage de satisfaction auprès des membres

Section 10 – Protection des administrateurs et d’autres personnes

10.01 Limitation de responsabilité

Aucun administrateur ou membre d’un comité de l’ASJ ne peut être tenu responsable des actes, des négligences ou des manquements d’un autre administrateur, membre d’un comité ou employé de l’Association, ou de l’adhésion à un reçu ou de toute perte, dommage ou dépense survenant à l’Association par l’intermédiaire de :

a. L’insuffisance ou l’infidélité du titre de propriété de tout bien acquis par résolution du conseil pour l’Association ou en son nom ;

b. L’insuffisance ou l’insuffisance d’une valeur mobilière dans laquelle des sommes d’argent ou d’autres biens de l’Association seront investis ;

c. La faillite, l’insolvabilité ou l’acte délictuel d’une personne, d’une entreprise ou d’une entité auprès de laquelle des fonds, des valeurs mobilières ou des effets doivent être déposés ; ou

d. Toute autre perte, tout dommage ou tout malheur qui pourrait survenir dans l’exercice des fonctions de leur charge ou de leur fiducie respective. Pourvu que le particulier ait :

i. S’est conformé à la Loi et aux statuts et règlements administratifs de l’ASJ ; et

ii. Ont exercé leurs pouvoirs et leurs fonctions conformément à la Loi.

10.02 Assurance et indemnisation

L’Association maintiendra une couverture d’assurance pour ses administrateurs dans la mesure permise par l’article 46 de Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif. Toute indemnisation des administrateurs doit également être conforme aux dispositions de l’article 46 de la Loi. 17

Section 11 – Membres

11.01 Membres

Les membres de l’ASJ sont les fondateurs nommés dans les statuts et les autres personnes intéressées à faire avancer les objectifs de l’ASJ et qui ont été acceptées comme membres de l’ASJ par résolution du conseil. L’adhésion à l’Association peut être accordée aux personnes qui acceptent de se conformer aux présents règlements administratifs et à toutes les autres politiques, règles, règlements et lignes directrices de l’Association en vigueur de temps à autre. Les membres de l’ASJ ont les catégories suivantes :

a. MEMBRES ACTIFS : Les membres actifs comprennent tous les administrateurs ou bénévoles nommés pour la saison en cours. Chaque membre actif a droit à une (1) voix.

b. MEMBRES PARENTS/TUTEURS : Les membres parents/tuteurs comprennent tous les parents et/ou tuteurs légaux des joueurs inscrits lorsque le joueur inscrit est âgé de moins de dix-huit (18) ans. Chaque membre parent ou tuteur a droit à un (1) vote par joueur inscrit de moins de dix-huit (18) ans. Chaque membre parent/tuteur doit être inscrit auprès de l’Association s’il désire avoir un droit de vote. L’inscription du parent n’entraîne pas de frais supplémentaires.

c. MEMBRE HONORAIRE À VIE : Le titre de membre honoraire à vie peut être accordé à une personne qui a rendu des services extraordinaires et distingués à l’Association. Les personnes peuvent être nommées membres honoraires à vie par n’importe quel membre de l’association. L’octroi d’un titre de membre honoraire à vie doit être confirmé par un vote majoritaire du conseil. Chaque membre honoraire à vie a droit à une (1) voix.

11.02 Membres en règle

Un membre est réputé être en règle tant qu’il n’y a pas de soldes impayés de la saison en cours ou de la saison précédente. Les membres ayant un solde d’inscription impayé de la saison précédente doivent s’assurer que le solde est payé avant le 1er octobre de la nouvelle saison avant d’être admissibles à la glace.

11.03 Adhésion

a. Une adhésion à l’ASJ n’est pas transférable et prend automatiquement fin si le membre démissionne ou décède, ou si cette adhésion est autrement résiliée conformément à la Loi.

b. Les membres peuvent démissionner de l’ASJ en soumettant une lettre de démission au secrétaire de l’ASJ qui en informera à son tour le conseil. La démission prend effet à la date à laquelle elle a été remise ou à une date ultérieure précisée dans la lettre de démission.

c. Les administrateurs ont le pouvoir de prendre des mesures disciplinaires contre un membre ou de mettre fin à son adhésion. Tout membre dont la conduite est considérée par le conseil 18 comme étant contraire au code de conduite de l’ASJ et/ou aux objectifs de l’ASJ doit être invité par le conseil à expliquer ou à justifier ses actions. Le membre doit recevoir un préavis d’au moins quinze (15) jours d’une mesure disciplinaire ou d’un licenciement motivé, et il a la possibilité d’être entendu, oralement ou par écrit, au moins cinq (5) jours avant que la mesure disciplinaire ou la cessation d’adhésion ne prenne effet par le conseil. L’approbation de la discipline de licenciement doit nécessiter une majorité des deux tiers (2/3) de tous les administrateurs admissibles présents à la réunion. Le vote se déroule par scrutin.

11.04 Liste des membres

Le secrétaire du conseil doit préparer et tenir à jour une liste de tous les membres actifs, des membres parents/tuteurs et des membres honoraires à vie. Cette liste doit être conservée au siège social de l’ASJ et mise à jour au besoin et mise à la disposition des membres sur demande. Cette liste de membres est utilisée pour déterminer l’admissibilité à assister et à voter aux assemblées des membres.

11.05 Assemblée annuelle des membres

L’assemblée annuelle aura lieu à la date et à un endroit on Ontario tel que fixé par le conseil. Tout membre, sur demande, doit revoir, sur demande, au moins quinze (15) jours ouvrables ou tout autre nombre de jours qui peut être prescrit par règlement avant l’assemblée annuelle, une copie des états financiers approuvés, du rapport de mission d’examen et d’autres renseignements financiers exigés par les règlements administratifs ou les statuts. L’assemblée annuelle aura lieu au plus tard le 30 juin de chaque année. La date est fixée par résolution du conseil au plus tard le 15 mai de chaque année. Les questions traitées à l’assemblée annuelle doivent comprendre :

a. Réception de l’ordre du jour ;

b. La réception des procès-verbaux des assemblées annuelles précédentes et extraordinaires subséquentes ;

c. Réception du rapport du président ;

d. L’examen des états financiers ;

e. Le rapport de l’expert-comptable qui a été nommée pour mener une mission d’examen ;

f. Le renouvellement ou la nouvelle nomination de l’expert-comptable chargée d’effectuer une mission d’examen pour l’année à venir ;

g. L’élection des administrateurs ; et

h. Toute autre affaire ou toute autre affaire spéciale qui peut être énoncée dans l’avis de convocation.

Aucun autre point ne doit être inscrit à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle à moins que la proposition d’un membre n’ait été remise au secrétaire avant la date de l’avis de convocation de l’assemblée annuelle conformément à la Loi, afin que cette nouvelle question puisse être incluse dans l’avis de convocation à l’assemblée annuelle.

11.06 Réunion extraordinaire

Les administrateurs peuvent convoquer une assemblée extraordinaire des membres. Le conseil convoque une assemblée extraordinaire sur demande écrite des membres qui détiennent au moins dix pour cent (10%) des voix qui peuvent être exprimées à l’assemblée demandée dans les vingt et un (21) jours suivant la réception de la demande, sauf disposition contraire de la Loi. Si le conseil ne convoque pas la réunion dans les 21 jours suivant la réception de la demande, tout membre qui a signé la demande peut convoquer l’assemblée, comme le permet le paragraphe 60(4) de la Loi. La procédure de la réunion extraordinaire est la suivante :

a. Rappeler à l’ordre

b. Présentation des lettres de créance

c. Affaires spéciales pour lesquelles une réunion a été convoquée

d. Ajournement

11.07 Avis

Sous réserve des dispositions de la Loi, un avis écrit d’au moins quinze (15) et d’au plus cinquante (50) jours de toute assemblée annuelle ou extraordinaire des membres doit être donné de la manière précisée dans la Loi à chaque membre, à chaque administrateur et à l’expert-comptable nommée pour mener une mission d’examen. L’avis de toute assemblée où des affaires spéciales seront traitées doit contenir suffisamment de renseignements pour permettre aux membres de se former un jugement motivé sur la décision à prendre et d’indiquer le texte de toute résolution extraordinaire à soumettre à l’assemblée.

11.08 Quorum

Le quorum pour le traitement des affaires à une assemblée des membres est de quinze (15) membres ayant le droit de voter à l’assemblée, qu’ils soient présents en personne ou par procuration. Le quorum doit être atteint tout au long de la réunion pour que les membres puissent poursuivre les travaux de l’assemblée. Le mode virtuel est permis.

11.09 Président de la réunion

Le président préside les assemblées des membres. En l’absence du président, un vice-président préside. Si aucun des deux n’est présent, les membres présents élisent un autre administrateur à titre de président. Si aucun administrateur n’est présent ou disposé, les membres élisent l’un d’entre eux pour agir à titre de président de l’assemblée.

11.10 Vote des membres

Les questions soulevées lors d’une assemblée des membres sont décidées à la majorité des voix, sauf disposition contraire de la Loi ou des règlements administratifs, pourvu que :

a. Les votes sont pris à main levée par tous les membres présents, et le président de l’assemblée, s’il est membre, a droit aux voix ;

b. Une abstention n’est pas considérée comme un vote exprimé ; 20

c. Avant ou après avoir levé la main levée sur une question, le président de l’assemblée peut exiger, ou tout membre peut exiger, un bulletin de vote écrit. Un bulletin de vote écrit ainsi requis ou exigé doit être effectué de la manière indiquée par le président de l’assemblée ;

d. En cas d’égalité des voix, le président de l’assemblée doit avoir un bulletin de vote écrit et n’a pas de deuxième voix ou de vote prépondérant. S’il y a égalité des voix au scrutin écrit, la motion est perdue ;

e. Lorsqu’un vote à main levée est tenu sur une question, à moins qu’un vote écrit ne soit requis ou exigé, une déclaration du président de l’assemblée indiquant qu’une résolution a été adoptée ou perdue, ainsi qu’une inscription à cet effet au procès-verbal, constituent une preuve concluante du fait sans que l’on prouve le nombre ou la proportion de votes enregistrés en faveur ou contre la motion ;

f. Nonobstant ce qui précède, le vote lors de l’élection des administrateurs se fait au scrutin secret. Les bulletins de vote doivent être distribués aux membres admissibles lors de leur inscription à l’assemblée annuelle et recueillis de manière anonyme. Deux représentants qui ne sont pas des candidats à l’élection et qui sont nommés par le président, supervisent le dépouillement des bulletins de vote. Les résultats sont annoncés par le président et conservés par le secrétaire pendant au moins trente (30) jours après la réunion ; et

g. Les candidatures pour l’élection au conseil doivent être soumises par écrit au secrétaire au plus tard sept (7) jours avant l’assemblée annuelle. Les candidatures de la salle ne sont pas acceptées.

11.11 Ajournement

Le président peut, avec le consentement majoritaire de toute réunion des membres, ajourner une réunion. Les membres doivent recevoir un avis de l’ajournement de la réunion. Toute question peut être soumise ou traitée à toute assemblée ajournée qui aurait pu être présentée ou traitée à l’assemblée initiale conformément à l’avis qui la convoque.

Section 12 – Avis

12.01 Services

Tout avis devant être envoyé à un membre ou à un administrateur ou à l’expert-comptable doit être fourni par téléphone, remis en personne ou envoyé par courrier affranchi, télécopieur, courriel ou tout autre moyen électronique à ce membre ou administrateur à leur dernière adresse telle qu’elle figure dans les dossiers de l’ASJ et à l’expert-comptable à son adresse professionnelle ou, si aucune adresse n’est donnée, à la dernière adresse du membre ou de l’administrateur connue du secrétaire; pourvu que l’avis puisse être renoncé ou que le délai de l’avis puisse être annulé ou abrégé en tout temps avec le consentement écrit de la personne qui y a droit.

12.02 Calcul du temps

Lorsqu’un nombre donné de jours de préavis ou d’avis s’étendant sur une période donnée doit être donné, le jour de la signification ou de l’affichage de l’avis ne doit pas, sauf disposition contraire, être compté dans ce nombre de jours ou dans une autre période.

12.03 Erreur ou omission dans l’avis

Aucune erreur ou omission accidentelle dans l’avis d’une réunion du conseil ou d’une réunion des membres n’invalidera la réunion ou n’annulera les délibérations prises lors de la réunion.

Section 13 – Modification des règlements administratifs

13.01 Modification par les administrateurs et confirmation par les membres

Le conseil peut, par résolution, adopter, modifier ou abroger tout règlement administratif. Ce règlement, cette modification ou cette abrogation entrera en vigueur à compter de la date de la résolution des administrateurs, mais devra être soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres. Les membres peuvent le confirmer, le rejeter ou le modifier par résolution ordinaire. S’il n’est pas confirmé par les membres, le règlement cesse d’avoir effet à compter de cette assemblée. Cette disposition est prise en vertu de l’article 17 de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif.

Section 14 – Conflit d’intérêts

14.01 Obligation de divulguer les intérêts

L’administrateur qui est, de quelque façon que ce soit, directement ou indirectement intéressé par un contrat ou une transaction existante ou proposée avec l’ASJ, ou qui occupe une charge ou possède des biens par lesquels une obligation ou un intérêt pourrait entrer en conflit avec son devoir ou son intérêt en tant qu’administrateur, doit déclarer la nature et l’étendue de son intérêt dans un tel contrat, transaction ou conflit.

14.02 Moment de la divulgation

La divulgation exigée en vertu du présent article doit être faite :

a. À la réunion au cours de laquelle un contrat proposé est examiné pour la première fois, si l’administrateur est présent; sinon, lors de la première réunion après avoir pris connaissance du contrat ou du contrat proposé ;

b. Si l’administrateur n’était pas intéressé par le contrat lorsqu’il a été proposé, lors de la première réunion après qu’il s’est intéressé ; ou

c. Si l’administrateur s’y intéresse après la conclusion du contrat, lors de la première réunion tenue par la suite.

14.03 Exonération de responsabilité en cas de divulgation appropriée

Un administrateur n’est pas tenu de rendre compte des bénéfices réalisés sur le contrat par le directeur ou par une entité liée dans laquelle il a un intérêt important, pourvu que :

a. L’intérêt a été divulgué conformément au présent article ;

b. Le l’administrateur n’a pas voté sur le contrat ; et

c. Le contrat est raisonnable et équitable pour l’Association.

14.04 Restrictions de vote pour les administrateurs intéressés

Un administrateur qui a un conflit d’intérêts :

a. Ne doit pas voter sur la question connexe (et tout vote exprimé est disqualifié) ;

b. Ne doit pas influencer le vote ni participer à la discussion ; et

c. Quitte la réunion pendant que la question est à l’étude.

Ces restrictions ne s’appliquent pas :

a. Déterminer la rémunération des administrateurs ;

b. Souscrire ou maintenir une assurance pour la responsabilité des administrateurs ; ou

c. L’indemnisation d’un administrateur par l’Association.

14.05 Avis général d’intérêt

Un avis général fourni par un administrateur indiquant qu’il est administrateur, ou a un intérêt important dans une organisation donnée, et que cet intérêt doit être considéré comme une divulgation à l’égard de tous les contrats conclus avec cette entité, est jugé suffisant pour l’application du présent article.

14.06 Conflits d’intérêts familiaux

Un conflit d’intérêts est réputé exister lorsque :

a. L’administrateur, ou un membre de la famille immédiate, est partie à un contrat important ou à un projet de contrat avec l’Association ; ou

b. L’administrateur, ou un membre de la famille immédiate, est un dirigeant, un administrateur ou a un intérêt important dans une entité qui conclut un contrat avec l’Association.

14.07 Validité des opérations conflictuelles

Un contrat ou une opération dans lequel un administrateur a un intérêt divulgué peut toujours être valide si :

a. L’intérêt a été divulgué conformément au présent article ;

b. L’administrateur s’est abstenu de voter ; et

c. Le contrat est équitable et raisonnable pour l’Association.

14.08 Approbation par les administrateurs désintéressés

Tout contrat ou transaction impliquant un conflit d’intérêts peut être approuvé ou ratifié par un vote majoritaire des administrateurs ou des membres du comité qui n’ont pas de conflit d’intérêts. Le quorum est réputé présent aux fins de ce vote.

14.09 Politiques supplémentaires

Les dispositions du présent article s’ajoutent à toute politique sur les conflits d’intérêts adoptée par le conseil de temps à autre, et ne dérogent pas à celle-ci.

Section 15 – Règlement des conflits et processus de plainte

15.01 Composition du comité

Le comité de résolution des conflits comprend :

• Le président

• Les 1er et 2e vice-présidents

• Le président sortant (s’il y a lieu)

• Le secrétaire (sans droit de vote, à des fins administratives)

15.02 But et autorité

Ce comité est convoqué pour traiter les différends non résolus ou traiter les questions impliquant les membres, les parents, les entraîneurs ou les membres du conseil d’administration. Elle a le pouvoir de faire des recommandations ou des décisions conformément à la mission et aux politiques de l’Association.

15.03 Procédure d’acheminement des plaintes

Les plaintes doivent être déposées à la suite de ce processus :

1. Gestionnaire d’équipe

2. Entraîneur-chef

3. Vice-président(s)

4. Comité de résolution des conflits

Les questions qui ne sont pas réglées dans cette séquence peuvent être transmises à l’ensemble du conseil.

15.04 Mesures provisoires

Si des mesures urgentes sont nécessaires avant que le comité puisse se réunir, le président peut rendre une décision provisoire. Ces décisions peuvent faire l’objet d’un examen subséquent par le comité.

15.05 Non-conformité

Toute personne ou équipe qui refuse de se conformer à la décision du comité peut faire l’objet de mesures disciplinaires, y compris une suspension, selon ce que détermine le conseil.

Section 16 – Politiques du conseil d’administration

16.01 Adoption de la politique

Le conseil peut, par résolution, adopter des politiques et des procédures écrites qui appuient l’administration, la gouvernance et les activités de l’Association.

16.02 Caractère exécutoire

Toutes les politiques adoptées par le conseil d’administration lient l’Association, ses membres et ses participants, à condition que ces politiques n’entrent pas en conflit avec les présents règlements administratifs ou les statuts constitutifs.

16.03 Domaines stratégiques

Les politiques du conseil peuvent porter sur des questions telles que, mais sans s’y limiter :

a. Code de conduite et de discipline

b. Admissibilité des joueurs et des équipes c

. Gestion des risques et sécurité

d. Processus d’inscription et de remboursement

e. Sélection et responsabilités des bénévoles

f. Normes du programme et prestation des services

16.04 Accessibilité

Toutes les politiques actuelles du conseil doivent être mises à la disposition des membres et des participants par les canaux de communication officiels de l’Association ou sur demande.

Section 17 – Registres corporatifs

17.01 Tenue des dossiers

L’Association doit tenir tous les registres de la société conformément à l’article 92 de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif, y compris, mais sans s’y limiter :

a. Procès-verbaux des réunions des membres et des administrateurs

b. Registre des membres et des administrateurs

c. États financiers

d. Copies des statuts et des règlements administratifs

Ces registres sont conservés au siège social ou à un autre endroit désigné par le conseil et rendus accessibles conformément à la Loi.

17.02 Droits d’inspection

Les membres et les administrateurs ont le droit d’examiner les dossiers de l’Association conformément à la Loi, sous réserve des restrictions raisonnables et des exigences en matière d’avis déterminées par le conseil.

17.03 Période de conservation

Tous les documents corporatifs requis doivent être conservés pendant la période minimale précisée dans la Loi ou toute période plus longue comme l’exige la loi ou la politique de l’Association.

Annexe A

Conseil d’administration fondateur Conformément aux statuts constitutifs et à la résolution initiale du conseil, les personnes suivantes sont reconnues comme administrateurs fondateurs de l’Association du sport jeunesse du Nord-Est de l’Ontario (ASJ), créée en 2025 :

• Dhiren Chohan

• Jeffrey Durocher

• Matt Fennell

• Hubert Giroux

• Martin Lajeunesse

• Mathieu Paradis

• Marc Pilon

• Josée Robert

• Michelle Thibeault

Ces personnes ont fourni le leadership, la supervision et la gouvernance nécessaire pour établir la mission, la structure et le mandat communautaire de l’ASJ. Leur service est reconnu ici à des fins de continuité historique et organisationnelle. Ces personnes ont été le premier conseil d’administration en vertu des statuts constitutifs, et les futurs administrateurs devaient être élus et gouvernés conformément au Règlement #2.

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